秘書検定1級の面接

秘書検定1級の面接

秘書検定1級の面接は、基本は準1級の面接と同じですが、報告文が4倍の分量になること、状況対応が応対といい、人を相手にして適切な言葉を話す面接となります。

多くの受験生が報告内容を忘れたらどうしようと不安になりますが、全部完璧に報告しなくても大丈夫です。報告内容の6割程度覚えていれば大体OK。後から説明しますが、頭が真っ白になって報告内容を忘れてしまっても切り抜ける方法があります。

秘書検定1級の面接は、暗記力を問う試験ではなく、それよりも、お辞儀、前傾姿勢、立ち居振る舞い、感じの良さ(笑顔でイキイキ)が問われる試験であります。

・お辞儀は深めにして一旦止め、体を起こすときはゆっくり起こしましょう。
・前傾姿勢も15度くらい傾いていてもよいくらい
です。
・ただし背筋はずっと伸ばしておいて下さいね。
胸を張って堂々と挑んで下さい。 背中が丸くなっていてはダメ!鏡を横からチェック!
・相手が分かりやすいようにゆっくり話して下さい。

報告文を暗記したとおり完璧に報告しようとすると、何かが欠けてしまうことがあります(特に棒読み注意!)ので、暗記は程々にし、それよりも自信を持って言える部分を力強くハッキリと言うことが大切です。明るくイキイキと声に抑揚をつけて話すのがミソです。

また秘書検定1級の面接は準1級で学んだことが基盤となっていますので、前傾姿勢やお辞儀が丁寧に説明されている準1級の面接DVDも合わせて見るとよいでしょう。もちろん1級のDVDも見て下さいね。猫背になりやすい人は背筋トレーニングで鍛えるのもよいでしょう。

1級も最初に「面接番号○番、○○○○と申します。よろしくお願い致します」と自己紹介をする部分がありますが、準1級を合格された方なら問題なくいけると思いますので、抑揚と適度な間をあけて元気よく言いましょう。



秘書検定1級 報告文の覚え方

秘書検定1級面接の報告は6割くらい報告できたらOKですが、その6割も覚えられない!という方もいらっしゃると思います。

もちろん暗記力を審査する試験ではないので、自分が覚えられるところまで覚えて後は「申し訳ございません。詳細は後ほど改めてご報告申し上げます。折角お時間をお取りくださいましたのに申し訳ございません」で乗り切るのも1つの手であり、事実、この方法で合格された方もいらっしゃいます。

しかし、できれば普通に報告したいもの。
まず報告文章全体に目を通し、何を言っているのか、結論は何なのか把握するとよいでしょう。私は最初の1~2文で表題をつけ、それから自分が覚えやすいところを確実に覚えて、覚えにくい部分は捨てるタイプです。

大きく分けると以下の構成になりますが、状況説明と理由は頭の中でイメージすると覚えやすいかと思います。

1.失礼致します。~についてご報告申し上げたいのですが、ただ今お時間よろしいでしょうか。
2.最初の1文。状況説明。
3.上記の理由(状況説明が続くこともあります)
4.結論、今後予想されること

その他の補助的な情報は抜けてしまっても大丈夫ですし、数字や言い回しが違っても問題ありません。また、キーワードを紙に書いて覚える方が覚えやすい方はその方法もよいでしょう。
ご自分が記憶しやすい方法で行うとよいでしょう。

報告内容を忘れたらどうしようと不安になる受験生が多いのですが、内容は完璧でなくてもよいこと、頭が真っ白になったときの対応を覚えておくことで安心して試験に臨むことができます。
不安な気持ちは相手に分かるものです。同じ事なら堂々と振る舞いたいものですね。

繰り返しますが、この試験で最も重要なのは、お辞儀、前傾姿勢、立ち居振る舞い、感じの良さ(笑顔でイキイキ)なのでぜひ頑張ってみて下さい。


秘書検定1級の応対

秘書検定1級の応対は準1級の状況対応と違い、相手との会話になります。

相手の言うことに適切な言葉で返さなければなりません。
また、準1級と違ってパネルではなく人間を相手にするので、その辺も慣れておきたいところです。

しかし、この応対も恐れることなかれ。
応対もある程度パターン化されています。

大きく分けると、約束か急なお客様かですが、もっと細かく分けるとこのようになります。
※名前は変わります。※解答例です。

まずは出だしの挨拶。
1.「こんにちは」「ごめんください」→「いらっしゃいませ」
最初の文はもうお決まりなので明るく元気よく笑顔で「いらっしゃいませ」と言いましょう。



相手の名前を確認・復唱する

2A.いきなり本人をお願いされるパターン:
「山田部長お願い致します」
失礼ですがどちら様でいらっしゃいますか?
「ABC商事の中村と申します」
「ABC商事の中村様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」
※約束の場合はお待ち致しておりましたでもよい。
※急な客で取引先でない場合は名前の確認だけでよい。
2B.最初から名前だけを言われるパターン
「私は中村と申します。山田部長いらっしゃいますでしょうか?」
失礼ですがどちらの中村様でいらっしゃいますか?
「ABC商事の中村と申します。1時に約束をしていたのですが・・・」
「ABC商事の中村様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」
※約束の場合はお待ち致しておりましたでもよい。
※急な客で取引先でない場合は名前の確認だけでよい。
2C.最初から名前も会社名も言われるパターン
「ABC商事の中村でございます。13時に山田部長と約束を致しておりましたが少々遅れてしまいました。」
ABC商事の中村様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております
※相手が会社名・名前共に名乗ったことに安心して本題に入るというミスに注意してください。
特に相手が長文で言ってきたときは要注意!
2D.急な客(取引先)で約束かどうかを言わない場合
「ABC商事の中村でございます。山田部長いらっしゃいますでしょうか?」
「ABC商事の中村様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。
中村様、本日はお約束でしょうか?
※取引先かどうか分からない場合は「いつもお世話になっております」は不要です。

会えない理由を述べる

3A.上司が面談などでまだ戻ってこない場合(約束の時間に遅れている・忘れている)
「中村様、誠に申し訳ございません。山田は外出の用件が長引いており、戻るのが遅れております。それほど時間はかからないと思いますが、お待ち頂くお時間はおありでしょうか?」
3B.上司が予約客を待っていたが、遅いので誰かと出かけた場合
「中村様、誠に申し訳ございません。山田は先ほどまでお待ちしておりましたが、所用のため、外出してしまいました。戻るのは○時ごろになるかと思いますが、いかが致しましょうか」
3C.上司が体調を崩しているか疲れているかで取り次がないでくれと言っている場合
「中村様、誠に申し訳ございません。山田は急用のため、席を外しております。しばらくかかると申しつかっておりますが、いかが致しましょうか?」
3D.上司が急病で病院に行ってしまった場合
「中村様、誠に申し訳ございません。山田は急用のため、外出してしまい、お会いするお時間がお取りできなくなってしまいました。恐れ入りますが、改めてご予約頂くわけにはまいりませんでしょうか?」
3E.約束がなく上司が会議中、その後外出の場合
「中村様、誠に申し訳ございません。山田は本日予定が立て込んでおりまして、お会いするお時間がお取りできそうにございません。恐れ入りますが、改めてご予約頂くわけにはまいりませんでしょうか?」
3F.会議中で取り次がないようにと言われているところ予約客が早く来た場合
「中村様、誠に申し訳ございません。山田は会議が長引いており、席を外しております。まもなく参る予定でございますが、お待ち頂けますでしょうか?」
「何とか取り次いでもらえませんか?」
「申し訳ございません。会議中は取り次がないようにと申しつかっております」
※お客様が急いでいる場合は、「かしこまりました。何とか取り次いでみます。今しばらくお待ち下さいませ」
3G.上司が飛行機や電車の事故で出張から戻るのが遅れている場合
「中村様、誠に申し訳ございません。山田は電車の遅れのため、出張から戻るのが遅れております。15時頃に戻る予定でございますが、いかが致しましょうか?」

お客様の意向にそって対応を決定

4A.予約客が出直すと言った場合
「それでは中村様、恐れ入りますが、ご都合のよろしい日時を2~3お聞かせ願えませんでしょうか?」
「来週の月曜日か火曜日の13時にお願いします」
「かしこまりました。山田が戻り次第、確認致しましてこちらからご連絡させて頂きます。
本日はお約束を致しておきながら、誠に申し訳ございませんでした」
4B.予約客が待つといった場合
「かしこまりました。それでは応接室にご案内致します。こちらへどうぞ」
4C.お客様が伝言をお願いしたいといった場合
「はい、承ります」
「~とお伝え下さいませ」
「かしこまりました。確かに山田に伝えておきます。
本日は折角お越し下さいましたのに、誠に申し訳ございませんでした」
4D.お客様が代わりの者はいませんかといった場合
「課長の田中でしたらおりますが、いかがでしょうか?」
「それではお願いします」
「かしこまりました。ただ今呼んで参りますので、今しばらくお待ち下さいませ」
4E.お客様が1時間後にまた来るがどうか?と言った場合
「1時間後でしたらお会いできると思います。念のため事前にご連絡頂けますでしょうか」
「はい」
「それでは中村様が1時間後にお見えになることを山田に申し伝えておきます。
折角お越し下さっていたのに誠に申し訳ございません」

話し方:棒読み、無表情に注意!

上記のように応対にはある程度パターンがあります。
基本的に、あいさつ、名前の確認、会えない理由、対応の決定の順に進みます。

パターンを把握しその通りに応対しても、棒読みであればマイナスですが、予めパターンや順序を知っておけば動揺して抜けたり、棒読みになることを避けられます。
明るくイキイキとした感じを出すためにも、声に抑揚をつけてください(もちろん報告も)。
笑顔が基本ですが、申し訳ございませんと言うときは申し訳なさそうな顔をしてください。

練習のしすぎで棒読みになるという人もいらっしゃいますが、それは単なる丸暗記です。
声の抑揚をつけて自然に言葉が出るよう練習するとよいでしょう。


秘書検定1級 面接

秘書検定1級の面接はやや難しく、姿勢や立ち居振る舞いについても準1級より評価が厳しくなります。しかし笑顔や明るさ、イキイキとした調子でカバーできることもあるようです。
1級面接は感じのよさが決め手です。

講座や講習を受けるのもよいでしょう。 早稲田の面接講座はきめ細かいのですが26,000円とお高く、日本秘書クラブの講座も6,000~9,000円かかります。

実際の秘書検定1級の面接でも細かい部分やクセをやさしく丁寧に指導して下さるので、合格を急がない方は、初回の面接を講座がわりにしてもよいかもしれません。ビデオチェックはありませんがかなり丁寧に教えて下さいます。
秘書検定1級の受験料は6,100円。筆記免除の面接だけでも6,100円ですが、初回の面接を講座だと思えば、返って経済的かもしれませんね(合格を急がない方のみですが)。

なお、秘書検定1級の面接は、準1級の面接のようにアドバイスシートが出る頃があったようですが、2016年現在は、口頭でのアドバイスだけのようです(場合によっては姿勢やお辞儀のしかたなどその場で実践を通して指導して下さいます)。

まあ、色々と書きましたが、秘書検定の面接は受けるだけでも勉強になりますので、興味のある方は、積極的にチャレンジしてほしいです。


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